Bloque 3 · Lección 13
Tu correo, redactado y en borradores
El sistema para que Claude escriba con el tono de tu empresa y te deje el borrador listo en Gmail.
En resumen
- El sistema son tres piezas: un Proyecto que guarda tu voz, una Skill que fija el formato de cada tipo de correo y un conector que deja el resultado en tu bandeja de borradores.
- Tu tono no se describe con adjetivos: se extrae de veinte correos tuyos ya enviados. El prompt completo para hacerlo está en este artículo.
- Borradores siempre, envío automático nunca. Un correo mal enviado no se puede retirar, y el ahorro de los tres segundos de revisión no compensa jamás.
- No todos los correos son automatizables. La tabla de esta lección separa los que puedes delegar del todo de los que solo admiten un primer borrador.
Cuando pregunto en un diagnóstico dónde se va el tiempo, la respuesta casi siempre es la misma: el correo. Y cuando lo miramos, buena parte no es correo difícil. Es correo repetitivo: la misma respuesta comercial con otro nombre, el tercer seguimiento de un presupuesto, la negativa educada a un proveedor.
Esta lección monta el sistema completo. Si la sigues entera, terminas con Claude escribiendo con tu tono y dejándote el borrador listo. Tú lees, ajustas y envías.
El problema real no es escribir
Escribir un correo cuesta tres minutos. Lo que cuesta es el arranque: abrir el hilo, releer lo que se dijo, recordar en qué punto está el asunto y encontrar la primera frase. Multiplicado por cuarenta correos al día, es una o dos horas de trabajo mental caro dedicadas a algo que no diferencia a tu empresa en nada.
Hay un segundo problema, más silencioso. Cuando el correo lo escriben cinco personas, tu empresa suena de cinco maneras distintas. Un sistema no solo ahorra tiempo: unifica la voz.
Lo que este sistema no resuelve: el correo que requiere pensar. Una negociación delicada, una decisión que aún no has tomado, una mala noticia importante. Esos se siguen escribiendo a mano.
El sistema en tres piezas
Casi todo el mundo intenta resolver esto con un prompt largo que copia y pega cada vez. Funciona una semana: luego el prompt se pierde, cada uno usa su versión y el resultado se degrada. La solución estable son tres piezas separadas.
| Pieza | Qué guarda | Cada cuánto se toca |
|---|---|---|
| Proyecto de voz | Quién eres, qué vendes, cómo hablas, qué nunca dices. Es el contexto permanente | Una vez, y revisión cada seis meses |
| Skill de tipos de correo | La estructura de cada tipo: respuesta comercial, seguimiento, negativa, reclamación | Cuando cambie un procedimiento |
| Conector de correo | El acceso para leer el hilo y dejar el borrador en tu bandeja | Se autoriza una vez |
La separación importa. El Proyecto es tuyo y cambia poco. La Skill es compartible: la escribes una vez y la usa todo el equipo comercial, así que la política de descuentos se cambia en un solo sitio. Y el conector es la fontanería que convierte «un texto en pantalla» en «un borrador en tu bandeja».
Montaje paso a paso
Cuenta una tarde para dejarlo montado y una semana de uso para afinarlo. Este es el orden que sigo en las implantaciones.
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Reúne veinte correos tuyos ya enviados
De tu carpeta de enviados: cinco comerciales, cinco de seguimiento, cinco de gestión con clientes y cinco difíciles. Cópialos en un documento y quita nombres, cifras y datos que no deban salir. Con menos de quince, la extracción de tono sale pobre.
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Extrae tu voz con Claude
Abre una conversación normal, pega el documento y usa el prompt de extracción de más abajo. El resultado es una guía de voz con tus patrones reales, no los que crees tener. Léela con calma y corrige lo que no reconozcas.
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Crea el Proyecto «Correo»
Un Proyecto nuevo. Sube la guía de voz, el listado de servicios con precios de referencia, las preguntas frecuentes que respondes cada semana y dos correos modelo por tipo. En las instrucciones permanentes pega el texto de la sección siguiente.
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Escribe la Skill de tipos de correo
En Ajustes → Capacidades, crea una Skill nueva; puedes apoyarte en el Skill Creator para generar la estructura. Dentro va cada tipo de correo con sus reglas y su longitud. El contenido completo está más abajo.
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Autoriza el conector de correo
Desde el directorio de conectores, autoriza tu correo mediante OAuth. Concede solo lo necesario: leer el hilo y crear borradores. Revisa quién más de tu equipo va a tener este acceso antes de extenderlo.
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Prueba con diez correos reales
Coge diez que ya has contestado esta semana y pide el borrador. Compara con lo que escribiste tú. Donde no coincida, no reescribas el borrador: corrige la guía de voz o la Skill. Ese bucle es lo que hace que el sistema mejore.
Cómo extraer tu tono de verdad
Si le dices «escribe con tono cercano pero profesional», te devolverá lo mismo que a las otras diez mil personas que han escrito esa frase. Los adjetivos no transmiten voz; los ejemplos sí. Por eso se parte de tus correos enviados: que Claude te describa antes de imitarte.
Lee el resultado entero. Es habitual descubrir cosas incómodas —que abres siempre con una disculpa, que escribes párrafos de ocho líneas— y esa es la parte útil. Corrige a mano lo que quieras cambiar y guarda el documento en el Proyecto. Es tu activo: si cambias de herramienta, te lo llevas.
Las instrucciones permanentes del proyecto
Son el texto que Claude tiene presente en todas las conversaciones de ese Proyecto: el marco general y las prohibiciones. Lo que está entre corchetes lo rellenas tú.
La regla 7 es la que más discusiones evita. Un modelo de lenguaje, si le falta un dato y nadie le ha dicho qué hacer, tiende a rellenar el hueco con algo plausible. Un plazo de entrega plausible, en un correo firmado por ti, es un problema. Con el hueco marcado, el hueco se ve.
La prueba de las tres semanas
Un sistema de correo funciona cuando alguien de tu equipo lo usa tres semanas seguidas sin que tú se lo recuerdes. Si a la segunda semana ha vuelto a escribir a mano, el problema no es la herramienta: es que el borrador exige más edición de la que ahorra. Vuelve al documento de voz, no al prompt.
La Skill de tipos de correo
El Proyecto guarda quién eres. La Skill guarda cómo se hace cada tipo de correo en tu empresa. Va aparte porque es compartible: la misma Skill sirve para los cinco comerciales del equipo, cada uno con su Proyecto de voz.
Técnicamente una Skill es una carpeta con un archivo SKILL.md en Markdown, al que puedes añadir plantillas o documentos de referencia. Nada de código. Esto es lo que va dentro:
Con las tres piezas montadas, el uso diario cabe en una frase:
Borradores siempre, envío automático nunca
Es posible configurar el envío automático. No lo hagas. La razón no es que Claude escriba mal: escribe razonablemente bien. Es la asimetría del error. Un borrador malo cuesta treinta segundos de corrección; un correo malo enviado a un cliente cuesta una llamada incómoda y a veces la cuenta.
Con borradores conservas lo que importa: la responsabilidad sigue siendo tuya, los datos pendientes se ven antes de salir y mantienes la costumbre de leer lo que firmas. El ahorro está en el arranque y en la estructura, no en pulsar enviar.
No todos los correos merecen el mismo nivel de revisión. Esta es la tabla que reparto en las formaciones:
| Tipo de correo | ¿Automatizable? | Nivel de revisión |
|---|---|---|
| Acuse de recibo y confirmaciones | Sí, completo | Lectura rápida |
| Respuesta a preguntas frecuentes | Sí, completo | Lectura rápida |
| Envío de documentación ya preparada | Sí, completo | Comprobar el adjunto y el destinatario |
| Seguimiento de presupuesto | Sí, con datos del hilo | Comprobar fechas e importes |
| Respuesta comercial con precio | Primer borrador | Revisión completa de cifras y condiciones |
| Negativa a proveedor o candidato | Primer borrador | Revisión de tono |
| Respuesta a una reclamación | Primer borrador | Revisión completa, y firma de un responsable |
| Negociación de condiciones | No | Escribir a mano |
| Asuntos de personal y disciplinarios | No | Escribir a mano, con asesoría |
| Comunicación de una mala noticia relevante | No | Escribir a mano |
El control de calidad tiene dos niveles. El diario son cuatro comprobaciones antes de enviar: destinatario correcto, cifras y fechas contrastadas con la fuente, ningún [PENDIENTE] olvidado y que el correo suene a ti al leerlo. Si algo no suena a ti, no lo corrijas y sigas: apúntalo. El mensual es de sistema:
Ese bucle mensual cuesta veinte minutos y separa un sistema que mejora de uno que se abandona en dos meses.
Con el correo resuelto tienes la mecánica de todo lo que viene después: contexto en un Proyecto, procedimiento en una Skill, entrega donde trabajas y revisión humana al final. La siguiente lección aplica el mismo esquema a un terreno donde el listón es más alto, porque lo lee gente de fuera: contenido que no suena a IA.
Preguntas frecuentes
¿Cuántos correos necesito para que aprenda mi tono?
Veinte correos tuyos ya enviados funcionan bien: cinco comerciales, cinco de seguimiento, cinco de gestión y cinco difíciles. Con menos de quince la guía de voz sale pobre y genérica. Lo importante no es el número, sino que sean variados y reales: correos escritos por ti, no plantillas que copiaste de algún sitio.
¿Puede Claude enviar los correos directamente?
Técnicamente se puede configurar, pero no lo recomiendo en ningún caso. Un borrador equivocado cuesta treinta segundos de corrección; un correo equivocado enviado a un cliente cuesta una llamada incómoda y a veces la cuenta. Deja siempre el borrador en tu bandeja: el ahorro está en el arranque, no en pulsar enviar.
¿Por qué separar el Proyecto y la Skill si podría ponerlo todo junto?
Porque cambian a ritmos distintos y pertenecen a personas distintas. El Proyecto guarda tu voz y casi no se toca. La Skill guarda el procedimiento de la empresa y la comparte todo el equipo, así que cuando cambia la política de descuentos se edita en un único sitio y le llega a todos a la vez.
¿Se dará cuenta el cliente de que el correo lo ha escrito una IA?
No, si el sistema está bien montado, porque el borrador parte de tus propios patrones de escritura y tú lo revisas antes de enviarlo. Lo que sí se nota es un correo genérico: adulación de apertura, frases largas sin sustancia y ninguna acción concreta. La guía de voz existe precisamente para eliminar eso.
