Bloque 2 · Lección 06
Proyectos: el contexto de tu empresa, guardado
Deja de reexplicar quién eres en cada conversación. Cómo montar un proyecto por área de negocio.
En resumen
- Un Proyecto es un espacio con conocimiento propio: documentos subidos más instrucciones permanentes que se aplican a todas las conversaciones que abras dentro. Ilimitados desde el plan Pro.
- Sube poco y bueno: entre cinco y quince documentos vigentes por proyecto. Subir la unidad de disco entera empeora las respuestas en vez de mejorarlas.
- Las instrucciones permanentes valen más que los documentos. Deben decir quién eres, para quién escribes, cómo se formatea la salida y qué no debe hacer nunca.
- Uno por área de negocio, no uno para todo. Y revisión trimestral: un tarifario caducado dentro de un proyecto produce errores con toda la seguridad del mundo.
Si solo vas a implantar una función de las siete, que sea esta. Los Proyectos son la que menos cuesta montar y la que más se nota desde el primer día, y aun así es la que más gente se salta.
Qué es un Proyecto
Un Proyecto es un espacio de trabajo con conocimiento propio. Tiene dos partes: los documentos que subes y las instrucciones permanentes que escribes. Todas las conversaciones que abras dentro de ese espacio tienen en cuenta las dos cosas, sin que tengas que repetir nada.
La diferencia con el chat es de naturaleza, no de grado. En el chat, el contexto muere con la conversación. En un Proyecto, el contexto es del espacio: si el lunes le explicaste cómo calculáis los márgenes, el jueves sigue sabiéndolo, y lo sabe tu compañera si el proyecto está compartido.
Están incluidos y son ilimitados desde el plan Pro, unos 20 $ al mes. No hay que configurar nada ni pedir permiso a informática.
El problema que resuelve
Mira cómo empieza una conversación típica en una empresa que aún no usa Proyectos: «Somos una consultora de ingeniería de 40 personas, trabajamos sobre todo para administraciones públicas, nuestro tono es formal pero no acartonado, y la propuesta tiene que llevar antecedentes, alcance, equipo y precio en ese orden…». Doscientas palabras antes de la petición real. Cada vez.
Pasan dos cosas. La gente se cansa y deja de dar contexto, con lo que la calidad cae. Y cada persona da un contexto distinto, así que la empresa produce salidas incoherentes según quién pregunte.
Un Proyecto no hace a Claude más listo. Hace que todo el mundo en tu empresa hable con el mismo Claude.
Qué subir y qué no subir
El error casi universal es tratar el proyecto como un archivo. No lo es. Es un escritorio: solo lo que se usa.
Qué sí
- Documentos vigentes que definan cómo trabajáis: tarifario actual, condiciones generales, guía de estilo o de marca.
- Dos o tres ejemplos excelentes del tipo de entregable que quieres. Una propuesta ganadora enseña más que diez páginas de instrucciones.
- Fichas de producto o servicio, y la lista de lo que no hacéis.
- Preguntas frecuentes reales de clientes, con vuestras respuestas buenas.
Qué no
- Versiones antiguas. Si dentro conviven el tarifario de 2024 y el de 2026, mezclará ambos y sonará convincente al hacerlo.
- Volumen por volumen. Cuarenta documentos «por si acaso» diluyen los cinco que importan.
- Datos personales que no hagan falta. Una propuesta de ejemplo funciona igual con el cliente anonimizado.
- Documentos vivos que cambian cada semana. Para eso están los conectores, que leen la fuente en el momento en vez de una copia congelada.
Mi regla práctica: entre cinco y quince documentos por proyecto. Si necesitas más, probablemente son dos proyectos.
Antes de subir nada
En los planes de pago, Anthropic no entrena sus modelos con el contenido de las conversaciones por defecto, y Team y Enterprise añaden controles de administración y retención. Aun así, decide por escrito qué categorías de documento pueden subirse y cuáles no. La gobernanza del dato es tuya, no del proveedor.
Cómo escribir las instrucciones permanentes
Aquí está el 70% del resultado. Las instrucciones son el texto que se aplica a todo lo que ocurre dentro del proyecto, y la mayoría de la gente escribe tres líneas cuando debería escribir treinta.
Una buena instrucción responde a cinco cosas: quién sois, para quién se escribe, qué tono, qué formato de salida y qué no hacer nunca. Ese último apartado es el que más gente olvida y el que más disgustos evita.
Fíjate en dos detalles. Escribir [PENDIENTE] en lugar de rellenar huecos es la forma más simple de reducir invenciones en documentos que salen de la empresa. Y autorizarle a preguntar: sin ese permiso explícito, tiende a completar por su cuenta.
Cuántos proyectos y cómo organizarlos
Por área de negocio, no por persona ni por cliente. Un proyecto por cliente se queda obsoleto en cuanto acaba el encargo; un proyecto por área acumula valor durante años.
| Área | Qué contiene | Quién lo usa |
|---|---|---|
| Comercial | Tarifario, condiciones, catálogo, tres propuestas ganadoras, objeciones frecuentes | Ventas y dirección comercial |
| Marketing y contenidos | Guía de marca, tono, buyer personas, artículos de referencia propios | Marketing y quien redacte |
| Operaciones | Procedimientos internos, plantillas de informe, criterios de calidad | Producción y responsables de área |
| Personas | Convenio aplicable, política interna, plantillas de oferta y de evaluación | Recursos humanos y jefes de equipo |
| Dirección | Plan estratégico, cuadro de mando, actas de comité | Solo comité de dirección |
El último caso importa: el proyecto de dirección casi nunca debe compartirse con toda la organización. El reparto de accesos es parte de montarlo, no un detalle posterior.
Mantenimiento: la parte aburrida
Un proyecto es un activo vivo, y los activos vivos se degradan. Recomiendo una revisión trimestral de veinte minutos por proyecto, con tres preguntas:
- ¿Sigue vigente cada documento que hay dentro? Si no, fuera. No lo archives dentro «por historia».
- ¿Ha cambiado algo en las instrucciones —precios, criterios, prohibiciones— que no esté reflejado?
- ¿Qué respuesta mala hemos tenido este trimestre, y qué línea de instrucción la habría evitado?
Esa tercera pregunta es la que hace crecer el proyecto. Cada error corregido en las instrucciones es un error que no se repite.
Los tres errores que veo siempre
- Subirlo todo. Un proyecto con la unidad compartida entera dentro responde peor que uno con siete documentos elegidos. Más contexto no es mejor contexto.
- No actualizar. El fallo más caro. Un documento caducado no produce una respuesta dudosa: produce una respuesta segura y equivocada, que alguien envía al cliente.
- Un solo proyecto para todo. Mezclar comercial, personas y operaciones obliga a explicar en cada conversación de cuál de los tres sombreros hablas, que es exactamente lo que veníamos a evitar.
Con dos o tres proyectos funcionando notarás que sigues repitiendo instrucciones de proceso: «en este orden, con estos apartados, comprobando estas cosas». Eso ya no es contexto, es procedimiento, y tiene su propio sitio.
La siguiente lección va justo de eso: cómo convertir tu forma de hacer las cosas en una Skill que se ejecuta igual siempre, la pida quien la pida.
Preguntas frecuentes
¿Cuántos proyectos puedo crear?
Ilimitados desde el plan Pro, que cuesta 20 $ al mes o 17 $ pagando el año por adelantado. En la práctica el límite no es la herramienta sino el mantenimiento: cada proyecto hay que revisarlo cada trimestre, así que entre cuatro y ocho por empresa suele ser lo sostenible.
¿Qué diferencia hay entre un Proyecto y una Skill?
Un Proyecto guarda contexto: quién eres, tus documentos y tus criterios. Una Skill guarda procedimiento: los pasos concretos de cómo se hace una tarea. El Proyecto responde a «qué sabe de mi empresa» y la Skill a «cómo ejecuta este trabajo». Se usan juntos y no compiten.
¿Puedo compartir un proyecto con mi equipo?
Sí, y es donde está buena parte del valor: el conocimiento deja de vivir en la cabeza de una persona. Decide el reparto de accesos al montarlo, porque no todos los proyectos deben ser visibles para toda la organización. Los planes Team y Enterprise añaden controles de administración.
¿Es mejor subir documentos o conectar la unidad de disco?
Depende de la vida útil del documento. Lo estable —tarifario, guía de marca, procedimientos— va subido al proyecto. Lo que cambia cada semana conviene leerlo con un conector, que consulta la fuente en el momento. Subir una copia de un documento vivo es garantizar que trabajarás con la versión antigua.
